2017-09-27

La importancia de una buena comunicación en las empresas

Las fallas en la comunicación de una empresa pueden ser imperceptibles a simple vista, pero sus consecuencias no lo son. Por ello hay que estar atentos a las señales y saber cómo pulir esta vital herramienta.

Por FUENTE: Jorge Suarez - www.rionegro.com.ar

La comunicación es una de las habilidades más usadas por las empresas. Cada día se utiliza para lograr acuerdos, explicar órdenes y convivir. Es muy importante, y a la vez tan común que un error puede surgir en cualquier momento. Por ejemplo, mientras una buena comunicación es vital para aplicar de manera eficiente una estrategia de negocio, un mal diálogo entre los colaboradores puede llevar incluso a la pérdida de clientes. De ahí que saber gestionar la comunicación sea una importante tarea de cada día.

Muchas veces los problemas de comunicación son difíciles de identificar a primera vista o no se les da la importancia apropiada. Por ejemplo, cuando dos personas no se llevan bien, un mensaje que llega tarde o mal puede generar más problemas entre ellos, por eso se debe trabajar en la comunicación para evitar mayores consecuencias.

Por eso debe haber una buena comunicación interna y externa. Muchas empresas planifican sus estrategias de comunicación en torno a estos dos tipos, aunque existen muchas otras maneras de informar, pero siempre lo deben hacer teniendo en cuenta cómo se realiza y cómo llega a los empleados de todos los sectores, asegura Beatriz Soto en su columna del sitio gestion.org.

Falta de objetivos

Si una empresa busca un candidato, suele ofrecer una breve descripción del puesto de trabajo. Pero una vez que es empleado las actividades también deben estar claras y en función de un objetivo, ya que las personas pueden interpretar de diferente manera una indicación sencilla como “entregar este paquete”, caso en el que no queda claro a quién, en cuánto tiempo o si hay metas a cumplir durante el mes. Si el empleado está debajo del rendimiento esperado, posiblemente no sea su culpa.

Diversidad cultural

Es común trabajar con y para personas de diferentes culturas ahora que las relaciones empresariales son globales. Pero puede darse dentro de la empresa una evidente barrera de comunicación entre personas que hablan idiomas distintos, ya que las formas de expresarse son distintas dependiendo de la región de origen de la persona: pueden usar palabras distintas para un mismo objetivo o expresar emociones de maneras distintas. Esto puede llevar a malentendidos o incluso a ofensas que pueden arreglarse conversando y compartiendo con paciencia.

Mal liderazgo

El rol de un líder es guiar a su equipo de trabajo, enfocar sus esfuerzos y marcar los objetivos. Si la persona a cargo falla en una de estas cosas (o en explicarlas debidamente) generará confusión en los colaboradores.

Para el líder es muy importante tener buenas habilidades de comunicación. No saber explicar las órdenes, incapacidad para responder las dudas del equipo o una mala actitud para tratar con ellos puede destrozar su liderazgo y el funcionamiento del grupo, sostiene Beatriz Soto.

Desmoralización

Un empleado desmoralizado pierde todo interés en la compañía, en su trabajo y en su rendimiento. Ya sea por falta de incentivos o constantes limitaciones a su trabajo, la desmoralización siempre conduce a una falta de participación en todo. Además de ser una causa, también puede ser una consecuencia de la mala comunicación dentro y fuera de la empresa.

Pero, ¿cómo se puede manifestar un problema de comunicación? En malentendidos, indicaciones que no se cumplen como deberían, descoordinación, etc.; y puede darse entre el jefe y los empleados o entre los compañeros de trabajo.

Una mala comunicación conduce siempre a una disminución en el rendimiento y en la calidad. Retomando el ejemplo del paquete, si el mensajero desconoce la fecha en que estará listo seguramente no lo entregará a tiempo.

Otra consecuencia indeseada es la desconfianza. Una mala comunicación puede generar roces y dudas, que propician un ambiente de desconfianza que resulta malo para el trabajo porque el jefe no sabe quién es capaz de cumplir una tarea o los colaboradores no están dispuestos a llevarla a cabo.

La fuga de talentos es uno de los problemas más serios. Un ambiente de desconfianza y desmoralización en realidad invita a irse, ya que si alguien siente que no es tomado en cuenta o no puede trabajar con tranquilidad tiende a buscar otro lugar.

La última, y quizá más grave consecuencia, es la insatisfacción de los clientes. Órdenes mal ejecutadas siempre llevan a una mala calidad y un mal servicio, y también es posible que la comunicación con el cliente falle, por ejemplo, cuando hay pedidos y quejas que nadie escucha. Un usuario mal atendido simplemente buscará otro lugar donde obtener un mejor servicio.

Cómo tomar la determinación para mejorar la venta desde los empleados

El líder de un grupo debe tener claras las metas, cómo conseguirlas y por qué son importantes. Compartir este panorama contagia determinación y pasión al equipo de trabajo. No se trata de decir simplemente “debemos vender más”, sino indicar por qué, cómo se puede hacer, qué se debe mejorar. La idea es generar empatía para que, además de comprenderse, el mensaje se sienta.

CUIDAR LOS GESTOS

Muchas veces la comunicación falla porque los gestos minan la confianza en el mensaje. Una mala postura o una mirada desafiante pueden ofender a la otra persona o hacer que una idea transmita la emoción equivocada. La idea es generar confianza en la otra persona para que comprenda y reciba de buen gusto el mensaje.

Cuidar estos aspectos y mejorar la comunicación cada día provee un mejor ambiente de trabajo, sin tanto estrés y evitando disputas. Aunque los beneficios no se notan a simple vista, debe pensarse que la comunicación permite que la empresa sea como un río que fluye tranquilo, en lugar de uno con rápidos, remolinos y oleaje.

Una de las mejores formas de trabajar en una empresa es fijarse metas personales que los compañeros puedan notar para crecer.

Nunca olvidarse de mantener la sana competencia

Una competencia entre compañeros no debe terminar con ganadores y perdedores. Lo mejor es que esta práctica sea motivada por el deseo de superación y el dar lo mejor de sí.

La competencia es algo que mantiene vivas a las empresas. La presencia de varias compañías en un mismo campo es lo que fomenta la innovación: ofreciendo mejores productos o servicios, ofrecer una excelente atención al cliente. Todo para evitar perder usuarios.

Pero la competencia es algo que también suele darse fuera de las empresas, entre los compañeros de un departamento por ejemplo, ya sea por grupos o de forma individual.

En el caso de un empleado, el deseo de superarse y destacar es lo que lo motiva a dar lo mejor de sí, a cumplir con sus metas y dar un valor agregado a su trabajo.

Desde este punto de vista la competencia es algo muy sano para las compañías, ya que mantiene activos a sus colaboradores, evitando rezagos o incluso la mediocridad.

En un ambiente sin competencia no existe la motivación para que el empleado sea más eficiente. Con cumplir las labores del día será más que suficiente, o a veces con sólo estar presente durante el horario establecido.

Y es que la falta de competencia llega a fomentar incluso la mediocridad. Empleados que se acostumbran a un ritmo de comodidad, que no mejoran ni asumen retos nuevos ni siquiera para beneficio personal.

Compañeros que interfieren

Nunca hay que perder de vista que la competencia con los compañeros debe estar motivada por la superación.

Esto genera resentimientos y desconfianza que poco a poco destruyen la capacidad productiva de un trabajo y los integrantes del equipo se resienten.

Como ya se mencionó antes, en una competencia entre compañeros no necesariamente debe existir un perdedor o un ganador, ya que no se trata de humillar al otro sino de entregar lo mejor para el trabajo.

Fomentar el diálogo en el trabajo

Aunque hay tips y recomendaciones, es importante hablar claro. Las buenas y malas noticias deben decirse tal cual, sin rodeos y sin suposiciones infundadas.

Si hace falta información hay que completarla, atender las dudas o volver a explicar. Hay que ser objetivo y que todos comprendan el mensaje.

Una ayuda es mejorar la comunicación horizontal, que se produce entre personas que están en el mismo nivel jerárquico. En tanto, la comunicación vertical se produce entre diferentes posiciones de una jerarquía de la empresa, entre trabajadores y superiores o entre superiores y trabajadores.